Ska ni samla kollegorna i Sverige eller resa utomlands? Rätt val börjar med vad ni vill åstadkomma tillsammans. Jämför hur destinationerna fungerar för gruppens resvägar, mötesprogram och gemensamma upplevelser innan ni bestämmer er.
En konferens i Sverige kan ge ett tydligt miljöombyte, och en resa över gränsen kan vara praktisk även för ett koncentrerat program. Det avgörande är hur hela upplägget ser ut: från deltagarnas avresa till det gemensamma avslutet.
Här får ni hjälp att väga en konferensresa utomlands mot ett alternativ i Sverige. För stöd med hela planeringen kan ni läsa mer om våra konferensresor för företag.
Vad behöver ni få tid och utrymme för?
Börja med att beskriva vad som ska vara annorlunda när ni kommer hem. Behöver ni fatta beslut, arbeta igenom en förändring, lära känna nya kollegor eller utveckla relationerna med kunder och partners? Svaret hjälper er att prioritera mellan arbetsro, gemensamma aktiviteter och själva miljöombytet.
Ett program med många arbetspass behöver bra lokaler och tid för förberedelse, pauser och samtal. Om möten med lokala företag eller kollegor är en viktig del av resan kan deras plats styra valet. När målet är att stärka samarbetet behöver ni framför allt ge deltagarna möjlighet att mötas under dagarna.
Skriv ned vad konferensen måste rymma innan ni väljer hotell eller stad. Läs gärna vår guide om hur en konferensresa kan skapa affärsnytta.
När passar en konferensresa i Sverige?
Ett svenskt alternativ är värt att börja med när gruppen har bra förbindelser till mötesplatsen och ni vill ge en stor del av tiden åt programmet. Det kan vara ett hotell nära en gemensam knutpunkt, en konferensanläggning vid kusten eller en avskild plats där ni kan arbeta ostört.
Sverige kan passa särskilt bra när:
- deltagarna kan nå mötesplatsen med få byten,
- ni har begränsat med tid borta från verksamheten,
- programmet behöver mycket sammanhängande arbetstid,
- ni vill samla möten, boende och aktiviteter på samma plats.
Bedöm ändå resvägen för varje del av gruppen. En anläggning nära huvudkontoret kan ligga långt från andra kontor. Även en resa inom Sverige kan kräva flyg, flera byten eller en extra övernattning.
Miljöombytet behöver heller inte vara litet för att ni stannar i landet. En ny stad, naturmiljö eller plats utanför den vanliga arbetsdagen kan ge konferensen en egen prägel.
När passar en konferensresa utomlands?
En destination utomlands kan vara relevant när platsen tillför något till konferensen. Det kan handla om att träffa ett internationellt team, besöka en partner eller låta kultur och gemensamma upplevelser bli en del av dagarna.
Jämför utlandsalternativ när:
- deltagarna kommer från flera länder och kan mötas på en praktisk plats,
- företagsbesök eller lokala kontakter är viktiga för programmet,
- ni vill knyta konferensens tema till en annan miljö,
- resvägarna lämnar tillräckligt med tid för både arbete och gemenskap.
Ge platsen en tydlig funktion i programmet. En gemensam måltid, ett planerat besök eller tid att upptäcka omgivningen tillsammans kan göra miljöombytet mer meningsfullt. Om hela vistelsen fylls av möten inomhus behöver ni bedöma vad just destinationen tillför.
Valet av land säger däremot inte hur smidig resan blir. Undersök aktuella förbindelser för era datum och avreseorter, och räkna med den sista sträckan till hotellet.
Jämför tiden från avresa till mötesstart
Räkna på hela resan för båda alternativen. Ta med vägen till station eller flygplats, väntetid, byten, bagage, transfer och tiden som behövs innan deltagarna är redo för första samlingen. Titta också på när respektive grupp måste lämna konferensen för att resa hem.
Lägg sedan in det gemensamma programmet mellan ankomst och avresa. Då ser ni hur många arbetspass, måltider och pauser ni får plats med utan att dagarna blir pressade. Samma antal hotellnätter kan ge olika mycket tid tillsammans beroende på förbindelserna.
Utgå även från företagets reseriktlinjer och klimatmål. Undersök färdsätten för varje alternativ och be om en jämförelse av hela resans klimatpåverkan om det ingår i ert beslutsunderlag. Landet i sig räcker inte som underlag för den bedömningen.
Vilket upplägg fungerar för deltagarna?
Samla deltagarnas avreseorter och praktiska förutsättningar tidigt. Ta reda på vilka tider gruppen kan resa, vilket språk mötena behöver hållas på och vilka behov som finns kring förflyttning, boende och måltider.
Bedöm deltagandet lika konkret för Sverige och utlandet. En kortare resa kan underlätta för den som behöver begränsa sin frånvaro, men det beror på hela resvägen och programmet. För en internationell grupp kan en mötesplats utanför Sverige vara mer praktisk för flera deltagare.
Om vissa kommer fram betydligt senare än andra behöver ni planera när det gemensamma innehållet börjar. Läs mer om att samordna en gruppresa från flera kontor.
Vilka förberedelser behöver resan?
Inför en utlandsresa behöver ni i god tid kontrollera resehandlingar och eventuella inresekrav för varje deltagare. Vilka uppgifter som behövs beror bland annat på destination, medborgarskap och resans syfte. Utgå från aktuella besked från berörda myndigheter och transportörer.
På Sweden Abroad finns landspecifik reseinformation för svenska resenärer. Ni hittar också praktiskt stöd på AKI Travels sida med reseinformation.
Oavsett destination behöver ni veta vem som hanterar ändringar och hur deltagarna får besked vid en försening. Stäm av kontaktvägar, vilken hjälp som ingår och hur ankomst, måltider och program kan anpassas. Bedöm möjligheterna till ändringar utifrån de faktiska bokningarna.
Be om två förslag som går att jämföra
Ge samma underlag för ett svenskt och ett utländskt alternativ: datum, deltagarantal, avreseorter, önskad gemensam tid och det som måste ingå i programmet. Då blir det lättare att bedöma skillnaderna mellan destinationerna.
Jämför hur varje förslag löser resan, mötena och tiden däremellan. Finns lokaler för det arbete ni ska göra? Hur långt är det mellan hotell, restaurang och aktiviteter? Får deltagarna tid att prata och återhämta sig, eller går stora delar av dagen åt till förflyttningar?
Kontrollera också vad som är bekräftat för era datum och vilka delar som fortfarande är förslag. Använd gärna frågorna i vår guide till att välja konferenshotell för en företagsgrupp när ni bedömer anläggningarna.
Sex frågor innan ni väljer Sverige eller utlandet
- Vilket resultat vill ni att konferensen ska ge?
- Hur mycket sammanhängande tid behöver ni tillsammans?
- Vilket alternativ fungerar för deltagarnas samlade resvägar?
- Vad tillför destinationen till programmet och gemenskapen?
- Är deltagarnas behov och företagets reseriktlinjer tillgodosedda?
- Är lokaler, transporter och kontaktvägar tillräckligt avstämda för att ni ska kunna gå vidare?
Markera vilka frågor som väger tyngst för just er. Om ett alternativ kräver att ni kortar ned viktiga arbetspass eller gör det svårt för delar av gruppen att delta behöver upplägget justeras innan ni bestämmer er.
Vanliga frågor om konferensresor i Sverige och utomlands
Är en konferens i Sverige alltid enklare att planera?
Nej. Avreseorter, byten och avstånd till anläggningen påverkar även en resa inom Sverige. Jämför de faktiska resvägarna och hur hotellet och programmet fungerar för gruppen.
Hur många dagar behöver en konferensresa utomlands vara?
Det beror på resvägen och innehållet. Börja med den gemensamma tid ni behöver och undersök sedan vilka ankomster och avgångar som fungerar. Lägg till tid eller välj en annan destination om programmet blir för pressat.
Går det att få ett tydligt miljöombyte i Sverige?
Ja. En plats som skiljer sig från vardagen kan ge en annan ram för mötet även inom Sverige. Välj en miljö som passar det ni ska göra och avsätt tid för gruppen att använda omgivningen.
Hur kommer vi vidare om vi inte vet vilket alternativ som passar?
Samla syfte, deltagarantal, avreseorter och önskade datum. Med det underlaget kan ni börja jämföra konkreta upplägg och se vilka avvägningar som faktiskt påverkar er konferens.
Ska vi börja med Sverige eller utlandet?
Berätta för AKI Travel vad ni vill få ut av konferensen, vilka som ska delta och hur mycket tid ni har. Vi hjälper er att undersöka destinationer och samordna resor, hotell, möteslokaler och program utifrån gruppens förutsättningar.
