En gruppresebyrå hjälper företag att få resans olika delar att fungera tillsammans: upplägg, transporter, boende, möten och aktiviteter. För dig som ansvarar för resan innebär det en samordnad kontakt och hjälp att omsätta företagets önskemål till ett genomförbart program.
Ni kanske ska samla kollegor från flera kontor, ordna en kickoff eller resa med en ledningsgrupp. Vad kan ni lämna över till resebyrån, och vilka beslut behöver ni fortfarande ta själva? Här går vi igenom samarbetet före, under och efter resan.
Hos AKI Travel kan ni få hjälp med gruppresor för företag och konferensresor. Vilka delar som ingår och hur stödet ser ut bestäms utifrån ert uppdrag.
Resebyråns roll: att hålla ihop helheten
Varje bokning kan se enkel ut var för sig. Men hotellets incheckning behöver passa ankomsten, transfern behöver rymma gruppen och första mötet behöver börja när deltagarna faktiskt kan vara på plats. Det är i dessa samband som samordningen blir viktig.
- Före resan: ta fram ett upplägg, samordna bokningar och förbereda deltagarna.
- Under resan: hålla ihop de överenskomna kontakterna och hjälpa till när något behöver ändras.
- Efter resan: avsluta praktiska frågor och samla erfarenheter inför nästa gång.
Det blir enklare om ni tidigt bestämmer vem som fattar beslut, vem som informerar deltagarna och vilka frågor resebyrån ska hantera.
Före resan: från första idé till ett genomförbart upplägg
Hjälp att välja rätt förutsättningar
Ni behöver inte ha bestämt destination eller hotell innan ni tar kontakt. Börja med vad ni vill göra, ungefär hur många ni blir och när resan ska ske. Resebyrån kan hjälpa er att bedöma vilka alternativ som passar era förutsättningar.
En kort konferens med deltagare från flera orter ställer exempelvis andra krav än en längre resa där hela gruppen åker tillsammans. Restider, mötesbehov, tillgänglighet och tid för gemensamma upplevelser behöver vägas in i samma förslag.
Bokningar som fungerar tillsammans
När riktningen är beslutad kan resebyrån samordna de delar ni kommit överens om: flyg, tåg eller buss, transfer, hotell, konferenslokaler, måltider och aktiviteter. Det gör det lättare att upptäcka när något i programmet behöver justeras innan detaljerna låses.
För en konferensgrupp kan det handla om att lägga in tid för bagage och incheckning före första mötet. För en studieresa kan besökens tider behöva styra både resväg och övernattningar. Läs mer om hur planeringen av en företagsgruppresa kan läggas upp.
Deltagaruppgifter och tydlig information
Bestäm hur deltagaruppgifter ska samlas in, vem som kontrollerar dem och när de behöver vara klara. Avreseorter, rumsönskemål och behov som påverkar resans upplägg kan behöva fångas upp tidigt. Be resebyrån beskriva vilken information som behövs för just era bokningar.
Stäm också av vem som tar fram reseprogram och praktisk information. Deltagarna behöver veta var de ska vara, när de ska vara där och vem de kontaktar vid frågor. AKI:s samlade reseinformation är en ingång till flera av de praktiska förberedelserna.
Under resan: samordning och hjälp när planerna ändras
När gruppen väl är på väg ska den planering ni gjort gå att använda i praktiken. Kontaktuppgifter, samlingstider och ansvar behöver vara tydliga för både deltagare och leverantörer. En utsedd kontaktperson på företaget kan samla frågor så att olika besked inte sprids parallellt.
En tydlig väg när något behöver lösas
Ett försenat flyg kan påverka transfer, middag och nästa programpunkt. Då hjälper det att ha en bestämd kontaktväg och veta vem som samordnar med berörda leverantörer. Vilken hjälp resebyrån kan ge beror på bokningarna, uppdraget och de möjligheter som finns i situationen.
Gå därför igenom stödet före avresa: vem kontaktar ni under kontorstid, vad gäller vid ett brådskande ärende utanför öppettiderna och vem informerar resten av gruppen?
Behöver ni någon som följer med på plats?
En projektledare som hjälper till med planeringen är inte automatiskt samma sak som en person som följer med under resan. Om ni vill ha en reseledare eller samordnare på plats behöver det tas upp och avtalas särskilt.
Beskriv vilka uppgifter ni vill ha hjälp med på destinationen. Det kan vara att möta gruppen, hålla kontakt med hotellet eller samordna förflyttningar. Då blir det tydligt vad företaget behöver bemanna självt.
Efter resan: avsluta och ta vara på erfarenheterna
Efter hemkomsten kan det finnas praktiska frågor kvar, till exempel fakturaunderlag, kvitton eller avvikelser från det som bokades. Samla dem hos er interna kontaktperson och stäm av hur de ska hanteras med resebyrån.
En kort uppföljning kan också ge ett bättre underlag för nästa resa. Fungerade restiderna? Passade hotellet gruppen? Fanns det tillräckligt med tid mellan programpunkterna? Förmedla det som fungerade bra och det ni vill göra annorlunda.
Företaget behöver samtidigt följa upp resans eget syfte. Beslut från en konferens, lärdomar från studiebesök och nästa steg för teamet behöver få en ansvarig internt.
Vilka beslut behöver ni ta själva?
En resebyrå kan ta hand om mycket av det praktiska arbetet. Företagets mål och prioriteringar behöver komma från er. Förbered gärna följande:
- Syfte: varför ni reser och vad ni vill få ut av dagarna tillsammans.
- Deltagare: vilka som ska följa med och om ni reser från olika orter.
- Tid: önskad period, antal dagar och eventuell flexibilitet.
- Behov: möteslokaler, aktiviteter, tillgänglighet och annat som påverkar upplägget.
- Beslutsväg: vem som godkänner förslag och är kontaktperson under arbetet.
- Arbetsfördelning: vad ni vill sköta internt och vad ni vill ha hjälp med.
Allt behöver inte vara färdigbestämt. Ett tydligt första underlag gör det däremot lättare att föra rätt samtal och undvika onödiga omtag.
När är det särskilt värdefullt att ta hjälp?
Behovet avgörs inte bara av hur många ni är. Även en mindre grupp kan ha ett upplägg som kräver mycket samordning. En gruppresebyrå kan vara särskilt relevant när:
- deltagarna reser från flera orter,
- resan omfattar flera hotell, besök eller transportsträckor,
- ni behöver kombinera möten med aktiviteter och gemensamma måltider,
- ni saknar tid eller erfarenhet för att hålla ihop alla leverantörskontakter,
- ni vill ha en tydlig kontaktväg även när en plan behöver ändras.
Fundera på vilka delar som tar mest tid för er och var ett misstag skulle påverka resten av resan. Det är en bra utgångspunkt för att avgöra vilken hjälp ni behöver.
Vanliga frågor om att anlita en gruppresebyrå
Måste vi veta vart vi vill resa innan vi kontaktar en resebyrå?
Nej. Beskriv syftet, ungefärligt deltagarantal, önskad period och vad ni vill hinna göra. Då finns ett underlag för att diskutera möjliga destinationer och upplägg.
Kan vi sköta en del själva och få hjälp med resten?
Ta upp det i första samtalet. Förklara vad ni redan har ordnat och vilka delar ni vill lämna över. En tydlig överenskommelse om ansvar och kontaktvägar behövs även när uppdraget bara omfattar vissa delar.
Ingår en person som följer med på resan?
Det ska ni inte utgå från. Stöd under planeringen, hjälp på distans och bemanning på destinationen är olika delar. Stäm av vilket stöd ni behöver och vad som ingår i ert upplägg.
Berätta vad ni vill göra – så börjar vi där
Planerar ni en gruppresa eller konferensresa för företaget? AKI Travel hjälper er att forma ett upplägg utifrån ert syfte, era deltagare och era önskemål. Börja med att berätta ungefär när ni vill resa, hur många ni blir och vad ni vill ha hjälp med.
Läs också om kommunikationen med deltagarna inför resan eller utforska våra upplägg och resmål för grupp- och konferensresor.
