När ett nytt team samlas för första gången behöver deltagarna få tid att förstå både uppdraget och varandra. En genomtänkt kickoff ger plats för gemensamma frågor, samtal i mindre grupper och upplevelser som fler kan vara med på. Börja med vad ni vill få med er hem och låt det styra programmet, platsen och resan.
Några kollegor kanske redan har arbetat tillsammans, medan andra är nya i företaget. Gruppen kan också bestå av personer från olika kontor som hittills bara har mötts digitalt. Planera därför för att deltagarna kommer med olika mycket kunskap om verksamheten och olika relationer till varandra.
Här får ni hjälp att välja ett upplägg för en kickoff med ett nytt team. Vill ni ha stöd med resan, boendet och programmet kan ni läsa mer om AKI Travels grupp- och konferensresor för företag.
Bestäm vad teamet ska ha med sig hem
Sätt ord på vad kickoffen ska hjälpa er att komma igång med. Behöver ni förstå varandras roller, enas om prioriteringar eller bestämma hur ni ska samarbeta? Välj några frågor som ni faktiskt hinner arbeta igenom tillsammans.
Gör målet konkret. Att alla vet vem de kan vända sig till i olika frågor ger er något att följa upp. Detsamma gäller en gemensam bild av teamets första uppgift eller en överenskommelse om hur ni delar information.
Bestäm också vilka delar som behöver ledas av någon från företaget. Resor, lokaler och aktiviteter behöver fungera runt det innehåll som ni själva ansvarar för. Utse en person som håller ihop syftet och hjälper gruppen att knyta samtalen till vardagen efter kickoffen.
Ge alla samma start
Skicka ut en kort introduktion före avresan: varför ni samlas, vad ni ska göra och vad deltagarna behöver förbereda. Berätta även hur resan och ankomsten går till, vad som gäller för klädsel och när programmet avslutas.
Börja själva träffen med en välkomnande samling där alla får veta vilka som är med och hur dagarna är upplagda. Förklara interna förkortningar, tidigare beslut och annat som nya kollegor ännu inte känner till. Låt presentationerna handla om deltagarnas roller och det arbete ni ska göra tillsammans.
Om gruppen reser från olika håll behöver starten fungera med ankomsttiderna. Lägg det första gemensamma arbetspasset när alla är på plats. Praktiska frågor om resvägar och ankomster finns i vår guide om gruppresa med kollegor från flera kontor.
Varva gemensamma pass med samtal i mindre grupper
Låt programmet innehålla flera sätt att delta. En gemensam genomgång kan ge alla samma information. Därefter kan samtal i par eller mindre grupper ge utrymme att ställa frågor och formulera egna tankar innan ni samlas igen.
Utgå från frågor som hör till arbetet: Vad behöver vi veta om varandras roller? När behöver vi ta hjälp av varandra? Vilka frågor vill vi reda ut innan vi börjar? Ge gärna deltagarna en stund att tänka eller skriva innan diskussionen börjar.
Planera gruppindelningen så att deltagarna får möta kollegor de ännu inte känner. Låt den som leder passet fördela ordet och samla upp frågor. Ingen ska behöva berätta om privata erfarenheter för att kunna delta i ett arbetsrelaterat samtal.
Välj aktiviteter utifrån deltagarna
Bedöm aktiviteterna utifrån hur de fungerar för just er grupp. Ta reda på vilka förkunskaper, språkkunskaper och fysiska förutsättningar som behövs. Fråga också hur aktiviteten kan anpassas och vad deltagarna faktiskt kommer att göra.
En gemensam uppgift där deltagarna får bidra på olika sätt kan ge ett naturligt tillfälle att prata och samarbeta. En skapande aktivitet eller en guidad upptäcktsrunda kan passa om upplägget fungerar för gruppen. Kontrollera deltagarnas behov och arrangörens möjligheter innan ni bokar.
Stäm av följande med den som håller i aktiviteten:
- Hur får deltagarna instruktioner och hjälp under tiden?
- Kan alla vara delaktiga även utan tidigare erfarenhet?
- Finns det olika sätt att bidra till uppgiften?
- Hur hanteras behov av pauser eller anpassningar?
- Vad händer om vädret gör att upplägget behöver ändras?
Låt deltagarna lämna praktiska behov enskilt till en kontaktperson. Beskriv aktiviteten i förväg så att alla vet vad som väntar och kan ta upp frågor innan resan.
Ge pauser och måltider plats i programmet
Avsätt tid mellan arbetspassen. En paus ska rymma både det praktiska och möjligheten att stanna kvar i ett samtal. Om varje ledig stund fylls med en ny uppgift blir det svårt att hinna prata med kollegorna i egen takt.
Välj en måltidsmiljö där det går att höra varandra. Tänk igenom bordsplaceringen och ge deltagarna möjlighet att möta fler personer under kickoffen. Stäm av matbehov i förväg och låt gemenskapen fungera lika väl för den som väljer alkoholfritt.
Var tydliga med vilka delar som ingår i det gemensamma programmet och när det finns egen tid. Lägg viktiga samtal och beslut i de pass där hela teamet deltar. Då får också den som avstår från en frivillig kvällsaktivitet ta del av det som rör arbetet.
Välj en plats där programmet fungerar
Utgå från deltagarnas resvägar och den tid ni behöver tillsammans. Se till att resan lämnar utrymme för den gemensamma starten och att hemresan fungerar med avslutningen. Om mycket tid går åt till förflyttningar kan ni behöva förenkla programmet eller välja en annan mötesplats.
Lokalen behöver passa arbetssätten. Samtal i mindre grupper kräver utrymme där grupperna kan höra varandra, och gemensamma genomgångar kräver att alla kan se och följa med. Kontrollera också hur det fungerar att ta sig mellan mötesrum, boende, måltider och aktiviteter.
Använd gärna vår guide till att välja konferenshotell för en företagsgrupp när ni bedömer lokalerna och ställer frågor inför bokning.
Avsluta med det ni ska göra härnäst
Samla ihop vad ni har kommit fram till innan gruppen skiljs åt. Skriv ned de överenskommelser ni vill använda i vardagen, vilka frågor som återstår och vem som ansvarar för nästa steg.
Boka ett tillfälle för uppföljning medan ni är samlade. Då kan ni gå tillbaka till de frågor kickoffen skulle hjälpa er med: Vet vi mer om varandras roller? Fungerar sättet vi delar information på? Behöver något förtydligas?
Be också deltagarna berätta vilka delar av upplägget som gjorde det lätt att vara med och vad ni bör ändra nästa gång. Det ger er ett underlag för att planera kommande träffar.
Vanliga frågor om kickoff för ett nytt team
Behöver en kickoff innehålla teambuilding?
Välj innehåll utifrån vad gruppen behöver. Samtal om roller, en gemensam arbetsuppgift och tid att lära känna kollegorna kan vara viktiga delar. Om ni bokar en särskild teambuildingaktivitet behöver ni förstå dess syfte och hur den passar deltagarna.
Hur lång bör kickoffen vara?
Utgå från vilka frågor ni ska arbeta med och hur deltagarna reser. Räkna in ankomst, måltider, pauser och avslutning innan ni bestämmer längden. Välj ett program där ni hinner genomföra de viktigaste delarna utan att pressa in för många moment.
Vad gör vi om några redan känner varandra väl?
Ge alla samma introduktion och förklara sådant som annars tas för givet. Planera samtal och gruppindelningar så att deltagarna får möta fler än sina närmaste kollegor. Låt gruppens gemensamma uppdrag vara utgångspunkt för innehållet.
Ska ni samla ett nytt team?
Berätta för AKI Travel vilka som ska delta, varifrån ni reser och vad ni vill få ut av er kickoff. Vi hjälper er med upplägg, resor, boende, möteslokaler och aktiviteter utifrån gruppens förutsättningar.
