Rätt konferenshotell ger gruppen utrymme att arbeta, mötas och få en paus mellan programpunkterna. För att hitta ett hotell som passar behöver ni se hur lokaler, måltider och boende fungerar tillsammans under just era dagar.
En inbjudande hotellbild och en uppgift om antal konferensplatser säger inte allt. Ni behöver också veta hur rummet är möblerat, var grupparbetena ska ske och om det finns tid att ställa om mellan passen. Ju tydligare ni beskriver programmet, desto mer användbara svar kan hotellet ge.
Här går vi igenom frågorna som hjälper er att välja konferenshotell för en företagsgrupp. Vill ni börja med resans övergripande upplägg hittar ni mer på vår sida om konferensresor för företag.
Rymmer lokalen det ni ska göra?
Börja med att beskriva hur gruppen ska arbeta. Ska deltagarna lyssna på presentationer, skriva vid bord eller diskutera i mindre grupper? En lokal som rymmer alla i biosittning kan bli trång när samma deltagare behöver bord och plats för grupparbete.
Be hotellet bekräfta kapaciteten i den möblering ni faktiskt vill använda. Fråga om alla ser skärmen, om det finns plats för talare och material samt hur deltagarna tar sig mellan borden. En planritning med föreslagen möblering ger ett bättre underlag än enbart lokalens yta.
Om ni vill växla mellan presentation och workshop behöver ni veta vem som flyttar möblerna och hur lång tid det tar. Lägg in den tiden i programmet, eller välj ett upplägg där möbleringen kan fungera genom flera pass.
Var kan mindre grupper arbeta ostört?
Räkna hur många grupper som behöver arbeta samtidigt och vad de ska göra. Samtal i par kan fungera i en lugn del av huvudlokalen, medan flera diskussioner samtidigt kan behöva separata rum. För samtal om känsliga företagsfrågor är en öppen lounge sällan ett lämpligt förstahandsval.
Fråga vilka grupprum som är tillgängliga under era tider och hur långt de ligger från huvudlokalen. Kontrollera att även de mindre rummen har den utrustning ni behöver. Om väggytor ska användas för arbetsmaterial behöver hotellet godkänna hur materialet sätts upp.
Ta också reda på vilka andra evenemang som pågår i närheten. Ljud från en angränsande lokal eller många människor som passerar kan påverka arbetsron. Be om en visning på plats eller via video om planritningen lämnar viktiga frågor obesvarade.
Vilken teknik finns i just era mötesrum?
Utgå från hur ni ska använda tekniken under dagen. En presentation från en bärbar dator ställer andra krav än ett möte där deltagare också ansluter på distans. Be om en konkret genomgång av utrustningen i de rum ni bokar.
- Vilka anslutningar finns till skärm eller projektor, och behövs adaptrar?
- Finns mikrofoner för både talare och frågor från deltagarna?
- Kan personer på distans se och höra dem som sitter i rummet?
- Fungerar nätverket för antalet deltagare och enheter ni planerar att använda?
- Finns eluttag där deltagarna ska sitta?
- Vem hjälper er om tekniken behöver justeras under mötet?
Boka tid för ett test med den dator, presentation och mötestjänst ni ska använda. Kontrollera samtidigt ljud, ljus och möjligheten att skärma av dagsljuset. Bestäm vem från er grupp som gör testet och vem hotellet har som kontaktperson.
Fungerar måltiderna med ert program?
En lunchpaus behöver rymma mer än själva måltiden. Deltagarna ska hinna lämna lokalen, ta sig till restaurangen, få mat och komma tillbaka. Fråga hur serveringen är ordnad för en grupp i er storlek och om ni delar matsal med andra konferensgrupper.
Stäm av frukost, fika, lunch och middag mot era mötestider. Om ni vill hålla tal eller ha ett gemensamt samtal under middagen behöver ni veta om ni sitter samlat och om ljudnivån tillåter det. Fråga också vilka möjligheter som finns om ett pass drar över tiden.
Be hotellet beskriva hur de tar emot och hanterar uppgifter om specialkost och allergier. Bestäm när informationen behöver vara inne och hur deltagarna får rätt måltid på plats. Låt den som har särskilda behov kunna lämna information genom en avtalad kontaktväg.
Kan alla ta sig mellan dagens olika delar?
Gå igenom hela vägen från entré och hotellrum till möteslokal, restaurang och planerade aktiviteter. Be om konkreta besked om nivåskillnader, hissar, dörrar och avstånd. En allmän beskrivning av hotellet som tillgängligt behöver kompletteras med svar som passar deltagarnas faktiska behov.
Fråga också om tillgängliga toaletter, möjligheter till hörselstöd och en lugn plats för återhämtning. Kontrollera behoven med berörda deltagare i god tid, och låt hotellet bekräfta vilka rum och lösningar som kan ordnas under era datum.
Om programmet innehåller utevistelse behöver ni veta vad som händer vid dåligt väder. Se till att alternativet fungerar för hela gruppen och att förflyttningarna ryms i programmet.
Hur fungerar boende, ankomst och avresa?
Stäm av hur många hotellrum ni behöver, vilken rumsfördelning som passar gruppen och om alla kan bo i samma byggnad. Om boendet ligger utspritt behöver ni ta hänsyn till avstånden även när ni planerar tidiga möten och sena middagar.
Kontrollera incheckning, utcheckning och bagageförvaring mot programmet. Ska ni börja arbeta innan hotellrummen är klara behöver deltagarna kunna lämna sitt bagage och komma till möteslokalen utan onödiga omvägar.
Se även över den sista sträckan från station eller flygplats. Hotellets läge behöver fungera för de förbindelser gruppen använder. Om kollegorna kommer från olika håll finns fler praktiska råd i vår artikel om gruppresor med deltagare från flera kontor.
Be om en samlad bekräftelse av upplägget
När ni jämför hotell är det lätt att svaren hamnar i olika mejl och presentationer. Samla det som är avgörande för er i ett gemensamt underlag: datum, deltagarantal, namngivna mötesrum, möblering, grupprum, teknik, måltider och boende.
Be hotellet skilja på det som är bekräftat för era datum och det som fortfarande behöver undersökas. Stäm av när slutligt deltagarantal, rumsfördelning och program behöver lämnas. Bestäm vem som håller ihop uppdateringarna från er sida och vem ni kontaktar på hotellet före och under vistelsen.
Om ni använder en resebyrå behöver det vara tydligt vem som för dialogen med hotellet. En gemensam kontaktväg minskar risken för att olika versioner av programmet börjar användas. Läs mer om vad en gruppresebyrå kan hjälpa till med.
Checklista innan ni väljer konferenshotell
- Rymmer huvudlokalen hela gruppen i den möblering ni behöver?
- Finns bokningsbara grupprum under rätt tider?
- Är teknik, anslutningar och hjälp på plats avstämda?
- Finns tid för förflyttning, pauser och eventuell ommöblering?
- Kan måltiderna serveras på tider som passar programmet?
- Har hotellet bekräftat lösningar för deltagarnas särskilda behov?
- Fungerar boende, bagagehantering och transport till hotellet?
- Är viktiga överenskommelser samlade och kontaktpersonerna utsedda?
Använd samma frågor för varje hotell ni överväger. Då blir det lättare att se vilket alternativ som ger bäst förutsättningar för det ni ska göra tillsammans.
Vanliga frågor om att välja konferenshotell
Räcker hotellets angivna antal konferensplatser?
Be alltid om kapaciteten för den aktuella lokalen och möbleringen. Antalet platser behöver stämma med hur ni ska arbeta, vilken utrustning som används och hur mycket utrymme deltagarna behöver.
Behöver vi besöka hotellet före bokning?
En visning är särskilt användbar när ni har flera parallella pass, många förflyttningar eller särskilda krav på lokalerna. Om ett besök är svårt kan en videovisning, aktuella bilder och planritningar hjälpa er att reda ut frågorna.
Ska konferens och boende ligga på samma hotell?
Det kan förenkla förflyttningarna och ge mer gemensam tid. Separat boende kan också fungera, men då behöver avstånd, transport och samlingstider planeras som en del av programmet.
Hitta ett hotell som passar er konferensresa
Berätta för AKI Travel hur många ni blir, var ni vill resa och vad ni vill få ut av dagarna tillsammans. Vi hjälper er att samordna hotell, möteslokaler, resor och program utifrån gruppens förutsättningar.
Vill ni utveckla innehållet i dagarna? Läs också vår guide om att skapa affärsnytta med en konferensresa.
