En gemensam företagsresa kan börja på flera platser. Några kollegor tar tåget, andra flyger och en tredje grupp har nära till hotellet. För att alla ska få en bra start behöver ni planera både hur deltagarna kommer fram och när det gemensamma programmet faktiskt kan börja.
När ni ordnar en gruppresa från flera kontor är det lätt att varje avreseort får ett eget upplägg. Utmaningen kommer när delarna ska mötas: transfern, incheckningen, den första måltiden och välkomnandet. Utgå därför från hela gruppens förutsättningar redan när ni väljer resmål och datum.
Här går vi igenom vad som är särskilt viktigt när deltagarna reser från olika håll. För en bredare genomgång av gruppresor för företag kan ni också läsa vår guide till planering av företagsresan.
Börja med resvägen för varje kontor
Samla avreseorter och ungefärligt deltagarantal innan ni låser destinationen. Jämför sedan hela vägen till mötesplatsen, inklusive anslutningar och den sista sträckan till hotellet. Ett resmål med en smidig förbindelse från huvudkontoret kan innebära en lång resdag för en annan del av företaget.
Ta reda på när respektive grupp tidigast kan vara på plats och när den behöver lämna igen. Då ser ni hur mycket tid ni faktiskt kan få tillsammans. Om en grupp får mycket tidiga avresor eller sena hemkomster kan ett annat datum, en annan destination eller en extra övernattning ge bättre förutsättningar.
Låt önskad gemensam tid och deltagarnas resvägar påverka varandra. Hotell och program blir lättare att välja när ni vet vilka ankomster och avgångar upplägget behöver fungera med.
Bestäm var ni ska samlas
Res direkt till destinationen
För kollegor från flera orter kan det vara praktiskt att resa var för sig eller kontorsvis och mötas på hotellet. Ni slipper först samla alla på en gemensam avreseort. Det kräver i gengäld tydliga instruktioner för varje ankomst och en plan för hur deltagarna hittar resten av gruppen.
Välj en konkret mötesplats. Hotellets namn räcker sällan som ankomstinstruktion. Beskriv vilken entré, reception eller lokal ni samlas vid och vem som tar emot.
Samlas före den sista delen av resan
En gemensam knutpunkt kan passa när flera kontor har bra anslutningar dit och gruppen sedan fortsätter med samma tåg, flyg eller buss. Bedöm då om anslutningarna ger rimlig marginal och om omvägen är motiverad för de kontor som ligger längre bort.
Alla behöver heller inte ha samma färdsätt. Det viktiga är att ni har en gemensam plan för ankomsten och vet vilka delar av resan som hör ihop.
Planera ankomsten hela vägen till första samlingen
Räkna med tiden för att ta sig av tåget eller flyget, hämta bagage, hitta mötesplatsen och åka vidare. Lägg sedan till det som behövs på hotellet före första programpunkten. Hur mycket marginal som är rimligt beror på resväg, grupp och destination.
Om flera grupper anländer nära varandra kan en gemensam transfer vara lämplig. Vid större tidsskillnader kan separata upphämtningar ge en smidigare ankomst. Stäm av vilka avgångar som ska invänta varandra och hur en försening påverkar övriga deltagare.
Kontrollera också vad som gäller på hotellet före ordinarie incheckning. Finns bagageförvaring, en plats att sitta på och möjlighet till mat eller kaffe? De som kommer tidigt behöver veta vad de kan göra medan de väntar.
Ge hela gruppen en gemensam start
Skilj på ankomsten och starten för innehållet som alla behöver delta i. Lägg introduktionen, viktiga beslut och gemensamma arbetsmoment när hela gruppen har haft möjlighet att komma fram och landa. Då slipper de sist anlända börja med att försöka ta igen det de missat.
Under tiden kan tidiga ankomster få utrymme för en promenad, kaffe eller egen tid. Var tydlig med vad som är frivilligt och när närvaro förväntas. Om någon kommer sent på kvällen kan nästa morgon vara en bättre startpunkt för det gemensamma arbetet.
Planera även hur kollegorna möter varandra. Blanda kontoren vid den första måltiden eller i små samtalsgrupper, och ge plats för korta presentationer. Den som kommer ensam från ett mindre kontor ska enkelt kunna hitta in i gruppen.
Ett gemensamt program, tydliga instruktioner för varje resväg
Låt alla ha tillgång till samma aktuella program för dagarna tillsammans. Komplettera det med reseinformationen för den egna avreseorten. Då får deltagarna överblick utan att behöva leta bland andra kontors biljetter och samlingstider.
Varje deltagare bör enkelt kunna hitta:
- sin avreseplats, samlingstid och bokade förbindelse,
- hur den sista sträckan till hotellet är ordnad,
- var och när den första gemensamma samlingen sker,
- vem som tar emot på plats och vem som hanterar resefrågor,
- var uppdateringar publiceras om något ändras.
Om ni reser över tidszoner behöver det framgå vilken lokal tid som gäller för respektive del av resan. Använd samma sätt att skriva tider i program och deltagarutskick. Utse också någon som håller den gemensamma informationen uppdaterad.
Läs gärna mer om kommunikationen med deltagarna inför en gruppresa.
Bestäm vad som händer om en grupp blir sen
När deltagarna reser på olika förbindelser kan en försening beröra en del av gruppen. Bestäm i förväg vem som tar emot beskedet, vem som kontaktar berörda leverantörer och vem som beslutar om programmet behöver ändras.
Skilj på information till de försenade deltagarna och information till dem som redan är framme. Den första gruppen behöver praktiska besked om sin fortsatta resa. Den andra behöver veta vad som gäller för samling, mat och aktiviteter. En utsedd kontaktperson kan hålla ihop kommunikationen.
Gå igenom kontaktvägarna med resebyrån före avresa och klargör vilken hjälp som ingår. Om ett resesällskap inte hinner till den gemensamma starten behöver ni också ha en plan för hur de får ett välkomnande och en kort introduktion när de kommer.
Planera ett gemensamt avslut före hemresorna
Olika hemreseorter kan innebära att deltagarna behöver lämna hotellet vid olika tider. Lägg den gemensamma summeringen innan den första gruppen måste åka. Då får alla vara med när ni samlar lärdomar, fattar avslutande beslut och kommer överens om nästa steg.
Kontrollera tiderna för utcheckning, bagageförvaring och transfer på samma sätt som vid ankomsten. De som stannar längre ska veta vad som är ordnat för dem och när deras del av resan börjar.
Checklista inför gruppresan från flera kontor
- Finns en samlad bild av avreseorter, deltagare och resvägar?
- Är destination och datum praktiska för hela gruppen?
- Vet varje deltagare hur den tar sig från ankomsten till hotellet?
- Finns tid för bagage, förflyttning och en paus före första samlingen?
- Vet tidiga ankomster vad de kan göra medan de väntar?
- Börjar det viktiga gemensamma innehållet när alla kan delta?
- Finns tydliga kontaktvägar och en plats för uppdaterad information?
- Ligger den gemensamma avslutningen före den första hemresan?
Om någon punkt är oklar är det bra att reda ut den innan programmet skickas ut. Små justeringar i ankomst eller starttid kan göra stor skillnad för hur dagen fungerar.
Vanliga frågor om gruppresor från olika orter
Behöver alla resa tillsammans från samma plats?
Nej. Ni kan resa från olika orter och mötas på destinationen. Jämför de samlade resvägarna och bestäm sedan var en gemensam samling blir mest praktisk.
Hur gör vi om ankomsttiderna skiljer sig mycket?
Se över möjligheten till andra förbindelser, separata transferresor eller ankomst dagen före. Lägg det gemensamma programmet så att alla kan delta, och ge tydlig information till dem som kommer tidigt.
Kan deltagarna använda olika färdsätt?
Ja, upplägget kan kombinera exempelvis tåg, flyg och buss. Samordna ankomsterna och den sista sträckan till mötesplatsen, och klargör vem som ansvarar för respektive bokning.
Samla kollegorna – vi hjälper er med resan
Planerar ni en gruppresa med deltagare från flera kontor? Berätta för AKI Travel vilka orter ni utgår från, ungefär hur många ni blir och vad ni vill hinna göra tillsammans. Då kan vi hjälpa er att ta fram ett upplägg där resvägar och program fungerar ihop.
Läs också om vad en gruppresebyrå kan hjälpa till med eller utforska våra konferensresor för företag.
